「出張時のホテル代は1泊○円まで」「慶弔見舞金はこの基準で支給する」「テレワークを行う場合は事前申請が必要」など、会社にはさまざまな社内ルールがあります。

こうしたルールについて、「すべて就業規則に書かなければならないのか」「細かなルールは内規として定めてもよいのか」と迷う経営者や役員もいるのではないでしょうか。

内規は、会社内部で業務や組織運営の基準を統一するために設けられるルールを指す言葉として一般的に使われています。一方、就業規則は労働基準法で作成・届出などのルールが定められており、従業員の労働条件とも深く関係します。

ただし、重要なのは文書のタイトルではありません。「内規」と名付けた文書でも、その内容が従業員の労働条件や服務規律を定めるものであれば、実質的に就業規則として扱われる可能性があります。

この記事では、内規の意味や就業規則との違い、法的拘束力、企業が内規を作成・運用するときの注意点を解説します。

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内規とは？

「内規」には、労働基準法上の明確な定義があるわけではありません。一般的には、企業や団体が内部の業務を円滑に進めるために定める独自のルールを指します。たとえば、稟議の承認ルート、会議の運営方法、経費精算の手続き、社内システムの利用方法などです。

企業では、次のような内容が内規として定められることがあります。

• 稟議・決裁権限に関するルール
• 経費精算や出張手続き
• 社内システム・生成AIなどの利用ルール
• 社用車や備品の利用方法
• 情報管理・文書管理の基準
• 福利厚生制度の利用手続き

細かな業務ルールをすべて就業規則本文に盛り込むと、規則が非常に長くなり、ちょっとした運用変更のたびに就業規則の改定が必要になる場合があります。そのため、会社運営の実務では、就業規則とは別に規程や内規、ガイドライン、マニュアルなどを設けることがあります。

内規と就業規則の違い

内規と就業規則の大きな違いは、法律上の位置づけです。

就業規則については、労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業場では作成し、所轄の労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。変更した場合も同様です。（参照：労働基準法 第八十九条（作成及び届出の義務）| e-Gov法令検索）

また、就業規則には始業・終業時刻や休日・休暇、賃金の決定・計算・支払方法、退職に関する事項など、法律上必ず記載しなければならない事項があります。退職手当や賞与、表彰・制裁なども、会社が制度を設ける場合には就業規則への記載が必要となる事項があります。

一方、「内規」という名称の文書について、その作成や届出を一律に義務付ける法律上の制度があるわけではありません。

整理すると、次のようになります。

	内規	就業規則
法律上の定義	明確な定義はない	労働基準法等で位置づけられている
主な目的	社内業務・手続き・運用基準の統一	労働条件・服務規律などの明確化
作成義務	「内規」としての一般的な作成義務はない	常時10人以上の労働者を使用する事業場では作成義務あり
労基署への届出	原則として単なる業務内規にはない	作成・変更時に必要
従業員への周知	内容により必要性を判断	法律上の周知義務あり
労働条件への影響	内容によっては生じる	一定の要件を満たせば労働契約の内容となる

「内規」と書けば就業規則にならないわけではない

経営者が特に注意したいのが、文書の名称だけで判断することはできないという点です。厚生労働省は、労働契約法第7条における「就業規則」について、労働者が守るべき規律や労働条件の具体的な細目を定めた「規則類の総称」と説明しています。つまり、「就業規則」というタイトルの一冊だけを指すわけではありません。

たとえば会社が、

「遅刻3回で○○の処分を行う」
「賞与はこの算定方式によって支給する」
「転勤した社員には月○万円を支給する」

といった内容を「社内内規」という名称の文書で定めていたとします。

こうした内容は単なる事務手続きではなく、従業員の服務規律や賃金などの労働条件に関わります。そのため、名称が「内規」であっても、内容によっては就業規則の一部として取り扱う必要が生じます。

実際、賃金規程やパートタイム規程などを就業規則とは別冊で作成している場合でも、就業規則の一部を構成するものであれば労働基準監督署への届出対象となります。「これは内規だから届出は不要」と名称だけで判断するのは避けた方がよいでしょう。

内規に法的拘束力はある？

内規に法的拘束力があるかどうかも、「内規だからある・ない」と一律には判断できません。単純な社内事務の手順書であれば、それ自体が直ちに従業員の労働契約上の権利義務を決めるものとは限りません。

一方で、合理的な労働条件を定めた就業規則を会社が労働者に周知していた場合、労働契約法第7条により、その就業規則で定める労働条件が労働契約の内容となります。

そのため、内規という名称でも、内容が労働条件や服務規律について定めた「規則類」に当たり、就業規則としての要件を満たす場合には、従業員との権利義務に影響する可能性があります。

反対に、社内でひそかに作成し、経営陣や人事担当者しか知らないルールを突然従業員に適用しようとしても問題が生じます。特に人事上の不利益を伴うルールについては、「社内で決めてあったから」という理由だけで自由に適用できるわけではありません。

内規は従業員に公開しなくてもよい？

ここも「内規」という名称だけでは判断できません。純粋な経営判断の基準や、社内の決裁権限のように、必ずしも全従業員が知る必要のない内部ルールもあります。

一方、従業員に適用する労働条件や服務ルールであれば、周知が重要になります。就業規則については、労働基準法第106条により、各作業場の見やすい場所への掲示・備付け、書面の交付、電子データで常時確認できる状態にするなどの方法で労働者へ周知する必要があります。

さらに労働契約法上も、合理的な就業規則を労働契約の内容とするためには労働者への周知が重要です。厚生労働省は、労働者が「知ろうと思えばいつでも就業規則の存在や内容を知り得る」状態にしておくことを周知の考え方として示しています。

したがって、従業員の権利義務に関係するルールを「内規なので非公開」としておく運用には注意が必要です。

内規が役立つ場面

ここまで読むと、「それなら全部就業規則に書いた方が安全なのでは」と感じるかもしれません。しかし、内規やガイドラインを使い分けること自体には大きなメリットがあります。

たとえば経費精算システムへの入力期限、会議室の予約方法、社内ツールの操作手順などまで就業規則に細かく書き込む必要性は通常高くありません。こうした実務ルールは、社内マニュアルや運用ガイドラインとして管理した方が、変更にも対応しやすくなります。

また、情報セキュリティや生成AI利用など、環境変化が速い分野では、基本的な遵守義務を就業規則に置きながら、具体的な利用サービスや禁止事項を別のガイドラインで定める方法も考えられます。

つまり、「会社として変えてはいけない基本ルール」と「状況に応じて変更する運用ルール」を分けるという考え方が有効です。

内規で決めない方がよい内容は？

一方、従業員の重要な労働条件について、「変更しやすいから内規にしておこう」と考えるのは危険です。労働基準法第89条では、労働時間、休日・休暇、賃金、退職などを就業規則の必要記載事項としています。また、退職手当や賞与、職業訓練、表彰・制裁などについて制度を設ける場合にも、就業規則への記載が求められる事項があります。

たとえば、

• 懲戒の種類や事由
• 賞与の支給条件
• 休職制度
• 退職・解雇に関するルール
• 賃金や諸手当の支給条件

などを、従業員には十分周知していない「経営陣だけの内規」で運用するのは避けるべきです。

特に従業員にとって不利益となるルールは、後からトラブルになりやすい部分です。

内規を変更すれば労働条件も自由に変えられる？

会社にとってもう一つ重要なのが、変更時の考え方です。

「就業規則を変更するのは大変だから、内規にしておけば経営判断でいつでも変更できる」と考えてしまうと危険です。

内容が実質的に労働条件を定める就業規則に当たるのであれば、単に名称を内規にしただけで自由に不利益変更できるわけではありません。

労働契約法では、使用者が就業規則の変更によって一方的に労働者の不利益となる労働条件変更を行うことを原則として認めておらず、変更後の就業規則を周知し、労働者が受ける不利益の程度、変更の必要性、内容の相当性、労使交渉の状況などを考慮して合理的である場合に変更後の就業規則によることができるとされています。

会社の規程管理では、文書の名称よりも「このルールを変更したとき、従業員の権利や労働条件が変わるか」を見ることが重要です。

経営者が一度確認したい「社内規程の棚卸し」

会社が成長すると、いつの間にか規程が増えていきます。

「就業規則」「賃金規程」「育児介護休業規程」「出張旅費規程」「慶弔見舞金規程」「テレワーク規程」「情報セキュリティ規程」「社内内規」などが別々に存在し、古い規程と新しい規程で内容が矛盾している会社もあります。

このような場合は、規程を一度一覧化して、

①労働条件に関わるもの
②従業員が守るべき服務ルール
③社内の事務・業務手続き
④経営・決裁に関する内部ルール

に分類してみると整理しやすくなります。

①や②については就業規則との関係や届出・周知の必要性を確認し、③はマニュアルやガイドラインとして柔軟に管理する、④は権限規程や取締役会規程などとして別に管理するといった方法が考えられます。

規程が増えてきた会社ほど、「一つひとつ作る」よりも、会社全体の規程体系を設計する視点が重要になります。

まとめ

内規とは、一般的に企業内部の業務や運用を統一するために設けられるルールを指します。一方、就業規則は労働条件や服務規律などについて定める規則で、一定規模以上の事業場では法律上の作成・届出義務があります。

ただし、両者は名称だけで明確に分けられるものではありません。「内規」と書かれていても、実際には賃金や懲戒、休職、退職など従業員の労働条件や服務規律を定めていれば、就業規則の一部として扱う必要が生じる可能性があります。

経営者や役員が意識したいのは、「この文書を何と呼ぶか」ではなく、何を定めていて、誰に適用され、どのような権利義務を生じさせるのかです。

会社が成長して社内ルールが増えてきたときは、就業規則に入れるべき内容と、内規・規程・ガイドラインとして管理する内容を一度整理してみましょう。ルールの所在が明確になれば、人事担当者ごとの判断のばらつきを防ぎ、社員にも説明しやすい組織運営につながります。