従業員を採用する際、雇用契約書を交付していない企業は意外と多いのではないでしょうか。実は、雇用契約書がないこと自体は違法ではありません。しかし、労働条件を書面で明示しなければ法令違反となり、企業に大きなリスクをもたらします。

人事担当者として、採用時の書面交付の重要性を理解し、適切な対応を行うことは、労使トラブルを未然に防ぐために不可欠です。本記事では、雇用契約書と労働条件通知書の違い、書面がないことで生じる具体的なリスク、そして企業内研修を通じた予防策まで、人事実務に役立つ情報を包括的にお届けします。

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目次

• 雇用契約書がないことは違法なのか？法的根拠を解説
• 雇用契約書がないことで発生する4つの重大リスク
• 雇用契約書作成時に人事担当者が押さえるべきポイント
• 労働条件通知書兼雇用契約書の活用メリット
• 企業内研修で防ぐ！雇用契約書関連のトラブル予防策
• 書面交付がない場合の対処法と労働基準監督署への対応
• まとめ：雇用契約書作成で労使トラブルを予防しよう

雇用契約書がないことは違法なのか？法的根拠を解説

雇用契約書の作成義務は存在しない

結論から申し上げると、雇用契約書の作成や交付は法律上必須ではありません。労働契約法第6条では、労働契約は労働者と使用者の合意によって成立すると定められており、書面での契約締結は義務付けられていないのです。

つまり、口頭での合意のみでも労働契約は法的に有効に成立します。民法における雇用契約も同様で、契約書がないからといって直ちに違法になるわけではありません。

労働条件通知書の交付は法的義務

ただし、労働基準法第15条第1項は、使用者が労働者を採用する際に労働条件を書面で明示することを義務付けています。この書面が「労働条件通知書」であり、交付しない場合は明確な法令違反となります。

労働基準法施行規則第5条では、書面で明示すべき事項として以下が定められています。

絶対的明示事項（必ず明示が必要）

• 労働契約の期間
• 有期契約の更新基準
• 就業場所および業務内容
• 始業・終業時刻、残業の有無
• 休憩時間、休日、休暇
• 賃金の決定方法、計算・支払方法、締日、支払日
• 退職に関する事項（解雇事由を含む）

違反した場合、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

	雇用契約書	労働条件通知書
法的義務	なし	あり（労働基準法第15条）
作成者	労使双方が合意して作成	使用者が一方的に交付
署名・押印	双方が行う	労働者の署名は不要
証拠能力	双方の合意の証明として強い	通知したことの証明
記載内容	労使が合意した事項	法定の明示事項を含む

雇用契約書は労使双方が署名・押印することで「合意した」という証拠になるため、トラブル予防の観点からは非常に有効です。

雇用契約書がないことで発生する4つの重大リスク

リスク1：労働条件の認識相違によるトラブル

書面がないと、採用時に口頭で伝えた労働条件と実際の運用に食い違いが生じやすくなります。

具体的なトラブル事例

• 「固定残業代に含まれる残業時間を45時間と説明したが、労働者は20時間と認識していた」
• 「休日が週休2日制と伝えたつもりが、労働者は完全週休2日制だと理解していた」
• 「試用期間中の給与が本採用時と異なることを説明していなかった」

このような認識のずれは、後に「聞いていない」「そんな説明は受けていない」という水掛け論に発展し、労使関係の悪化や訴訟リスクにつながります。

リスク2：求人内容と実際の労働条件の乖離

求人票に記載された条件と実際の労働条件が異なる場合、労働者は労働契約を即時解除できる権利を持ちます（労働基準法第15条第2項）。

発生しやすい乖離の例

求人票の記載	実際の条件	リスク
基本給25万円	基本給20万円+固定残業代5万円	固定残業代の説明不足で未払い残業代請求のリスク
年間休日120日	年間休日105日	即時退職や損害賠償請求のリスク
転勤なし	全国転勤あり	業務命令拒否や退職強要と主張されるリスク

企業としては、早期退職による採用コストの損失だけでなく、労働局への申告や風評被害のリスクも抱えることになります。

リスク3：就業規則の一方的な適用によるトラブル

雇用契約書がない場合、就業規則が唯一の労働条件の根拠となることがあります。しかし、就業規則だけでは不十分な場合が多く、以下のような問題が発生します。

問題となりやすいケース

• 就業規則に記載された懲戒事由が曖昧で、労働者が「そんな規定は知らなかった」と主張する
• 残業代の計算方法が就業規則だけでは不明確で、未払い残業代請求を受ける
• 試用期間の延長や本採用拒否の基準が不明確で、不当解雇として争われる

就業規則は周知義務がありますが、個々の労働者に適用される具体的な条件は、やはり書面で個別に明示することが望ましいです。

リスク4：企業の信頼性低下と採用活動への悪影響

書面を交付しない企業は、労働者から「ブラック企業ではないか」「労働条件を曖昧にして不当に働かせようとしているのでは」という疑念を持たれるリスクがあります。

信頼性低下による影響

• 内定辞退率の増加
• 口コミサイトやSNSでの悪評拡散
• 優秀な人材の応募減少
• 既存社員のモチベーション低下

特に近年は、転職希望者が企業の口コミサイトを参考にする傾向が強まっています。書面交付を怠ることで、採用活動全体に悪影響が及ぶ可能性があるのです。

雇用契約書作成時に人事担当者が押さえるべきポイント

記載すべき必須項目と任意項目

雇用契約書を作成する際は、労働条件通知書として法定の明示事項を満たしつつ、トラブル予防に必要な事項も盛り込むことが重要です。

必須記載事項

1. 労働契約期間（期間の定めの有無、有期の場合は期間）
2. 更新の有無と更新基準（有期契約の場合）
3. 就業場所と業務内容（将来の変更範囲も明示）
4. 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇
5. 所定外労働（残業）の有無
6. 賃金の決定・計算・支払方法、締日・支払日
7. 昇給に関する事項
8. 退職に関する事項（解雇事由を含む）

任意だが記載を推奨する事項

• 試用期間の長さと条件
• 固定残業代制を採用する場合の詳細
• 業績連動型賞与の算定基準
• 副業・兼業の可否
• 競業避止義務や秘密保持義務
• 社会保険・労働保険の加入状況

固定残業代制を採用する場合の注意点

固定残業代制（みなし残業制）は、運用を誤ると未払い残業代請求のリスクが高まります。雇用契約書には以下を明確に記載してください。

固定残業代の明示事項

• 基本給と固定残業代の内訳
• 固定残業代に含まれる残業時間数
• 固定残業時間を超えた場合の割増賃金支払いの約束
• 固定残業代の計算根拠

記載例

月給300,000円（基本給220,000円、固定残業代80,000円）
固定残業代は月45時間分の時間外労働に対する割増賃金として支給する。
45時間を超える時間外労働が発生した場合は、追加で割増賃金を支給する。

有期雇用契約における特別な注意事項

有期雇用契約（契約社員、パート・アルバイトなど）の場合、2024年4月施行の改正労働基準法により、新たな明示事項が追加されました。

有期契約で追加される明示事項

• 更新上限の有無と内容（通算契約期間や更新回数の上限）
• 無期転換申込権が発生する場合は、無期転換後の労働条件

これらを明示しないと、労働者が「更新されると思っていた」として雇止めを争うリスクが高まります。

労働条件通知書兼雇用契約書の活用メリット

一体型書面のメリット

労働条件通知書と雇用契約書を別々に作成するのは事務負担が大きいため、両方を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」の作成を推奨します。

一体型書面のメリット

メリット	詳細
事務効率の向上	1枚の書面で法的義務と合意の証明を満たせる
コスト削減	印刷費や管理コストの削減
トラブル予防	労働者の署名で「合意した」証拠が残る
電子化対応	電子契約サービスでの一括管理が可能

電子契約の活用

2019年の労働基準法施行規則改正により、労働者の同意があれば労働条件通知書を電子データで交付できるようになりました。電子契約サービスを利用すれば、以下のメリットがあります。

• 印刷・郵送コストの削減
• 契約締結までのリードタイム短縮
• 契約書の一元管理とセキュリティ向上
• 電子署名による改ざん防止

ただし、労働者が希望する場合は書面交付が必要です。また、高齢者やITに不慣れな労働者への配慮も忘れないようにしましょう。

企業内研修で防ぐ！雇用契約書関連のトラブル予防策

人事担当者向け研修プログラムの実施

雇用契約書がない、または内容が不適切であることによるトラブルの多くは、人事担当者の知識不足や理解不足に起因します。定期的な社内研修を実施することで、これらの問題を未然に防ぐことができます。

研修で扱うべきテーマ

1. 労働基準法における書面明示義務の理解
2. 雇用契約書と労働条件通知書の違いと使い分け
3. 法改正の最新情報（2024年4月改正など）
4. トラブル事例の共有と対応方法
5. 電子契約システムの操作方法

採用担当者との連携強化

採用担当者が口頭で伝えた条件と、実際に交付する雇用契約書の内容が異なることもトラブルの原因です。採用段階から人事労務担当と緊密に連携し、以下を徹底しましょう。

連携のポイント

• 求人票作成時に人事労務担当の確認を得る
• 面接時に説明する労働条件を標準化する
• 内定通知前に必ず雇用契約書の内容を最終確認する
• 口頭説明と書面内容の整合性をチェックする

管理職向けの労務管理教育

雇用契約書の内容を正しく運用するためには、現場の管理職の理解も不可欠です。特に以下の点について、管理職向け研修を実施してください。

管理職が理解すべき事項

• 残業命令の根拠（36協定と雇用契約書の関係）
• 試用期間中の評価基準と本採用判断のプロセス
• 契約更新・雇止めの適法な手続き
• ハラスメント防止と懲戒処分の適正運用

管理職が労働条件を正しく理解し、適切に運用することで、現場でのトラブルを大幅に減らすことができます。

チェックリストの活用

人事担当者が採用時に確認すべき事項をチェックリスト化し、漏れを防ぎましょう。

雇用契約書交付時のチェックリスト例

• 労働条件通知書の法定明示事項がすべて記載されているか
• 求人票の内容と齟齬がないか
• 固定残業代制の場合、必要事項が明記されているか
• 就業規則と矛盾する内容がないか
• 労働者に書面を交付し、署名・押印を受けたか
• 控えを会社で保管したか

チェックリストを活用することで、担当者の経験やスキルに関わらず、一定水準の書面交付が実現できます。

書面交付がない場合の対処法と労働基準監督署への対応

既存社員への遡及対応

もし現在雇用している従業員に雇用契約書や労働条件通知書を交付していない場合、速やかに遡及して交付することを検討してください。

遡及対応の手順

1. 現在の労働条件を整理し、書面化する
2. 従業員に説明し、理解を得る
3. 署名・押印を受け、双方で保管する
4. 今後の新規採用では必ず交付することを徹底する

遡及対応は義務ではありませんが、将来のトラブルを防ぐために有効です。

労働基準監督署から指導を受けた場合の対応

労働条件通知書を交付していないことが労働基準監督署に発覚した場合、是正勧告を受けることがあります。

是正勧告への対応

1. 指摘事項を正確に把握する
2. 速やかに該当従業員全員に書面を交付する
3. 是正報告書を期限内に提出する
4. 再発防止策（社内研修の実施など）を講じる

是正勧告に従わない場合、企業名の公表や罰則の適用もあり得ます。誠実に対応することが重要です。

弁護士や社会保険労務士への相談

雇用契約書の作成や労務管理に不安がある場合は、専門家への相談を検討しましょう。

専門家に相談すべきケース

• 複雑な雇用形態（業務委託との混合など）の契約書作成
• 労働基準監督署から是正勧告を受けた場合
• 未払い残業代請求など労働紛争が発生した場合
• 就業規則と雇用契約書の整合性確認

弁護士や社労士は、法的リスクを最小化しながら実務に即した契約書を作成するサポートをしてくれます。

まとめ：雇用契約書作成で労使トラブルを予防しよう

雇用契約書の作成自体は法的義務ではありませんが、労働条件通知書の交付は必須であり、書面で労働条件を明示しないことは明確な法令違反です。

書面交付を怠ると、労働条件の認識相違、求人内容との乖離、就業規則の一方的適用、企業の信頼性低下といった重大なリスクが生じます。これらのトラブルは、訴訟や労働基準監督署への申告、採用活動への悪影響など、企業経営に深刻な影響を及ぼしかねません。

人事担当者は、法改正の最新情報を常にキャッチアップし、社内研修を通じて採用担当者や管理職と連携しながら、適切な書面交付の体制を整えることが求められます。労働条件通知書兼雇用契約書の活用や電子契約の導入により、業務効率を高めながらトラブル予防を実現できます。

企業内研修を徹底し、チェックリストを活用することで、担当者のスキルに依存しない安定した運用が可能になります。労使双方が安心して働ける環境を整えるため、今すぐ自社の雇用契約書作成プロセスを見直してみてはいかがでしょうか。

今すぐ取り組むべきアクション

• 現在使用している雇用契約書・労働条件通知書の内容を最新の法令に照らして確認する
• 人事担当者向けの社内研修プログラムを企画・実施する
• 採用担当者と人事労務担当の連携フローを見直す
• 電子契約システムの導入を検討する
• 専門家（弁護士・社労士）への相談を検討する

労使トラブルを未然に防ぎ、健全な企業運営を実現するために、適切な雇用契約書の作成と運用を今すぐ始めましょう。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としています。個別の状況については、社会保険労務士等の専門家にご相談ください。